Stundenverrechnungssatz berechnen: Schritt-für-Schritt-Kalkulation für Handwerksbetriebe

Kalkulieren ist im Prinzip nichts anderes, als die Preisuntergrenze zu kennen. Genau das ist der Punkt. Wer seinen Stundensatz aus dem Bauch heraus festlegt oder beim Kollegen abschreibt, weiß nicht, ab wann er drauflegt. Und das merkt man in der Regel erst, wenn der Steuerberater im Frühjahr mit dem Jahresabschluss kommt – da sind die Aufträge längst abgearbeitet und die Preise für das laufende Jahr oft schon wieder zugesagt.

Kalkulation heißt: Kosten werden Leistungen zugerechnet [Q2] . Jede Stunde, die dein Monteur beim Kunden steht, muss anteilig das Büro, das Fahrzeug, die Versicherung, die Lagerhalle und dein eigenes Einkommen mittragen. Die Kalkulation geht dabei immer von der produktiven Kapazität und den Kosten des Unternehmens aus [Q3] – also von deinen Zahlen, nicht von irgendeinem Marktdurchschnitt und nicht von dem, was der Nachbarbetrieb aufruft.

Der eigene Satz hat noch einen zweiten Nutzen: Du kannst begründen, warum du kostest, was du kostest. Ein Kunde, der nur eine Zahl hört, diskutiert. Ein Kunde, der hört „darin stecken Fahrzeug, Werkzeug, Versicherung, Gewährleistung und der Urlaubsanspruch meines Gesellen“, diskutiert deutlich weniger. Und du selbst gehst mit einer anderen Haltung in die Preisverhandlung, wenn du weißt, wo die Kante liegt.

Nimm dir die letzte Gewinn- und Verlustrechnung oder die Summen-Saldenliste und sortiere. Du brauchst zwei Töpfe.

Erster Topf: die direkten Lohnkosten deiner produktiven Leute. Also Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile, Zuschläge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Alles, was ein produktiver Mitarbeiter dich im Jahr kostet – nicht das, was bei ihm auf dem Konto landet.

Zweiter Topf: die Gemeinkosten. Das ist alles, was nicht direkt auf einen Auftrag gebucht werden kann:

• Büro- und Hallenmiete, Strom, Heizung, Reinigung
• Fahrzeugkosten: Leasing oder Abschreibung, Sprit, Wartung, Reifen, Versicherung, Steuer
• Werkzeug, Kleingeräte, Prüfmittel, Arbeitskleidung
• Versicherungen, Beiträge, Kammerbeiträge
• Büro- und Verwaltungspersonal, das nicht auf der Baustelle steht
• Software, Telefon, Internet, Buchhaltung, Steuerberater
• Werbung, Fortbildung, Zinsen für Betriebsmittelkredite

Rechne konsequent mit Netto-Beträgen, sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen. Und nimm keine Materialkosten in die Gemeinkosten – Material wird separat kalkuliert und mit einem eigenen Aufschlag weitergegeben, sonst verzerrt ein materialstarkes Jahr deinen kompletten Stundensatz. Fremdleistungen von Subunternehmern gehören aus demselben Grund ebenfalls nicht in diesen Topf.

Hier wird es für viele Betriebe ungemütlich, und hier entstehen die meisten Fehlkalkulationen. Kalkulatorische Kosten sind Kosten, die nicht gezahlt werden, aber in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen [Q4] . Sie fehlen in der Buchhaltung – und trotzdem sind sie real.

• Kalkulatorischer Unternehmerlohn: Was müsstest du einem angestellten Meister zahlen, der deine Arbeit macht? Das ist der Ansatz. Der Gewinn ist nicht dein Lohn, der kommt später obendrauf.
• Kalkulatorische Miete: Wenn die Halle dir privat gehört und der Betrieb nichts zahlt, gehört trotzdem eine marktübliche Miete in die Rechnung.
• Kalkulatorische Zinsen auf dein eingesetztes Eigenkapital.
• Kalkulatorische Abschreibung: Ein alter, längst abgeschriebener Transporter taucht in der Buchhaltung nicht mehr auf – aber der Nachfolger kostet Geld. Genau dafür gibt es die kalkulatorische Sicht: Kosten, die nicht gezahlt werden, aber in die Kalkulation gehören [Q4] . Setz den Wiederbeschaffungswert an, nicht den historischen Anschaffungspreis.
• Kalkulatorische Wagnisse, zum Beispiel Forderungsausfälle und Garantiekosten [Q5] .

Gerade der letzte Punkt wird gerne übersehen. Gewährleistungsarbeiten, Nacharbeit, ein Kunde, der nicht zahlt – das passiert in jedem Betrieb und muss über die verkauften Stunden mitverdient werden. Wer das Wagnis nicht einkalkuliert, finanziert jede Reklamation aus dem Gewinn.

Jetzt der Nenner. Und hier gilt der wichtigste Satz der ganzen Kalkulation: Die Anwesenheitszeit ist nicht gleichbedeutend mit der produktiven Zeit.

Rechne dich von oben nach unten durch, pro Mitarbeiter:

• Kalendertage im Jahr, minus Wochenenden und Feiertage
• minus Urlaubstage laut Vertrag
• minus erfahrungsgemäße Krankheitstage
• minus Fortbildung, Schulung, Sicherheitsunterweisung
• ergibt die Anwesenheitstage, mal tägliche Arbeitszeit ergibt die Anwesenheitsstunden

Und davon geht weiter ab, was nicht verrechenbar ist: Werkstattarbeit, Fahrzeug beladen und aufräumen, Lagerfahrten, Stundenzettel schreiben, Besprechungen, Aufmaß für Angebote, die nie beauftragt werden, Rüstzeiten, Leerlauf bei schlechter Auftragslage. Was übrig bleibt, sind die Stunden, die du dem Kunden tatsächlich in Rechnung stellst – die produktive Kapazität, von der die Kalkulation ausgeht [Q3] .

Jetzt setzt du zusammen. Der Ablauf ist immer derselbe, unabhängig von der Gewerkegröße:

• Lohnkosten eines produktiven Mitarbeiters im Jahr geteilt durch dessen produktive Stunden = Lohnkostensatz je produktiver Stunde.
• Gesamte Gemeinkosten plus kalkulatorische Kosten geteilt durch alle produktiven Stunden des Betriebs = Gemeinkostensatz je Stunde.
• Lohnkostensatz plus Gemeinkostensatz = Selbstkosten je Stunde. Das ist deine Preisuntergrenze. Darunter zahlst du drauf.
• Selbstkosten plus Gewinnzuschlag = Stundenverrechnungssatz. Denn der Satz soll die Kosten decken und den Gewinn sichern [Q1] .

Den Gewinnzuschlag brauchst du nicht als Luxus, sondern für Rücklagen, Investitionen, Tilgung und schlechte Jahre. Wer nur Selbstkosten verrechnet, arbeitet auf Null und kann nichts zurücklegen – und der erste Motorschaden am Transporter wird zum Kreditantrag.

Wenn du mehrere Gesellen mit unterschiedlichen Löhnen hast, kannst du entweder einen Mischsatz über alle produktiven Mitarbeiter bilden oder getrennte Sätze für Meister, Geselle und Azubi ausweisen. Getrennt ist genauer, Mischsatz ist einfacher zu handhaben. Beides ist sauber, solange du es konsequent durchziehst und nicht je nach Angebot wechselst.

Ein Hinweis zur Größenordnung: Vergleichszahlen aus Kammern und Verbänden sind eine gute Plausibilitätsprüfung, aber kein Ersatz für die eigene Rechnung – Branchenübersichten basieren auf Erhebungen über alle Betriebsgrößen hinweg, zuletzt der Handwerkszählung 2024. Dein Betrieb ist keine Statistik.

Der kalkulierte Satz ist eine Rechengröße, kein Verhandlungsergebnis. Was du am Markt durchsetzt, ist eine zweite Frage – aber du weißt jetzt, wo deine Grenze liegt. Liegt dein kalkulierter Satz deutlich über dem, was in deiner Region gezahlt wird, hast du kein Preisproblem, sondern ein Kosten- oder Auslastungsproblem. Dann schau in den Nenner: zu viele unproduktive Stunden, zu wenig Aufträge, zu viel Leerlauf.

Prüf den Satz mindestens einmal im Jahr neu, am besten nach dem Jahresabschluss und nach jeder Lohnerhöhung. Fahrzeugkosten, Versicherungsprämien und Löhne bewegen sich – dein Satz muss mitgehen.

Wichtig ist außerdem, dass der kalkulierte Satz auch wirklich auf die Rechnung kommt. Genau daran scheitert es im Alltag öfter als an der Kalkulation selbst: Stunden werden nicht notiert, Zusatzarbeiten nicht dokumentiert, Sonderkonditionen für Stammkunden geraten in Vergessenheit. In Monteo kannst du Stundenpreis, Skonto und Bauleistungen je Kunde hinterlegen, auch für Subunternehmer-Konstellationen – dann steht im Angebot der Satz, den du für diesen Kunden kalkuliert hast, und nicht der, an den sich gerade jemand erinnert.

Damit die Stunden nicht unterwegs verloren gehen, gehört die Doku direkt auf die Baustelle: Aufgaben abhaken, Fotos anhängen und den Einsatz mit Unterschrift abschließen, auch offline. Aufmaß, Fotos und Notizen erfasst du am Auftrag und schließt die Übergabe mit Unterschrift ab. Bei Wartungs- und Anlagenaufträgen füllst du das Prüfprotokoll vor Ort aus, Historie und Fotos hängen an der Anlage. Aus dem erledigten Auftrag wird per Klick die Rechnung – so landet das, was tatsächlich geleistet wurde, auch in der Abrechnung. Und wenn du sehen willst, wie deine Leute überhaupt eingeteilt sind, planst du Monteure und Teams per Drag-and-drop, jeder sieht seinen Tagesplan in der App; Montagetermine legst du genauso an. Je weniger Löcher im Tagesplan, desto mehr produktive Stunden stehen im Nenner – und desto niedriger darf dein Satz sein, ohne dass du draufzahlst.

• Zu viele Stunden im Nenner. Anwesenheit ist nicht produktive Zeit – wer das ignoriert, kalkuliert sich systematisch arm.
• Kalkulatorische Kosten vergessen. Unternehmerlohn, eigene Halle, Wiederbeschaffung, Wagnisse [Q4] [Q5] – fehlen sie, ist der Satz zu niedrig, obwohl die Buchhaltung stimmt.
• Den Satz einmal berechnen und drei Jahre liegen lassen. Kalkulation ist die Zurechnung von Kosten auf Leistungen [Q2] – ändern sich die Kosten, ändert sich der Satz.