Lohnanteil nach § 35a EStG auf der Handwerkerrechnung ausweisen: Pflichten, Formulierungen und Beispiele

Wer privat eine Therme tauschen, Fliesen legen oder das Bad sanieren lässt, bekommt vom Staat einen Teil der Arbeitskosten zurück. Begünstigt sind 20 % der förderfähigen Aufwendungen, höchstens 1.200 € im Jahr [Q2] . Das ist für einen Privathaushalt eine ordentliche Summe – entsprechend hartnäckig wird nachgefragt.

Die Nachfragen kommen fast immer zum gleichen Zeitpunkt: wenn die Steuererklärung ansteht, also Monate nach dem Auftrag. Dann liegt die Rechnung schon in der Buchhaltung, der Monteur weiß nicht mehr, wie lange er auf der Baustelle war, und irgendjemand muss die Zahlen rekonstruieren. Genau diese Arbeit sparst du dir, wenn der Lohnanteil von Anfang an draufsteht.

Dazu kommt: Eine Rechnung, auf der der Kunde seinen Steuervorteil sofort schwarz auf weiß sieht, wird seltener diskutiert. Nicht weil sie billiger wird – sondern weil klar ist, was davon beim Finanzamt wieder reinkommt.

Hier liegt der häufigste Fehler. Begünstigt sind nicht „die Handwerkerkosten", sondern nur ein Teil davon.

• Arbeitskosten, also die Aufwendungen für die Handwerkerleistung selbst [Q1]
• in Rechnung gestellte Maschinenkosten [Q1] [Q3]
• in Rechnung gestellte Fahrtkosten [Q1] [Q3]
• die auf diese Positionen entfallende Mehrwertsteuer [Q3]

Nicht begünstigt ist dagegen das Material – nur Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer sind förderfähig [Q3] . Das betrifft Rohre, Fliesen, Kessel, Kabel, Farbe, Dichtungen: alles, was du einbaust oder verbrauchst.

Wichtig für die Praxis: Maschinen- und Fahrtkosten gehören mit in den begünstigten Betrag [Q1] . Viele Betriebe schreiben nur die reinen Monteurstunden in die § 35a-Zeile und verschenken damit dem Kunden Geld. Wenn du eine Anfahrtspauschale oder die Miete für den Kernbohrer berechnest, darf das mit rein.

Die kurze Antwort: Du kommst schwer drum herum. Kunden haben einen Rechtsanspruch auf eine aufgeschlüsselte Rechnung mit gesondertem Ausweis des Lohnanteils [Q4] . Das hat das Amtsgericht Mülheim entschieden (Urteil vom 30.7.2015, 12 C 1124/14) [Q5] .

Praktisch heißt das: Ein Kunde, der nachträglich eine aufgeschlüsselte Rechnung verlangt, hat gute Karten. Und du machst die Arbeit dann zweimal – einmal die Rechnung, einmal die Korrektur. Billiger ist es, es gleich richtig zu machen.

Dazu kommt der weiche Faktor. Eine Pauschalrechnung „Badsanierung komplett: 14.800 €" ist für den Kunden wertlos, wenn er damit zum Finanzamt will. Eine Rechnung mit klarer Trennung ist in dem Moment ein Argument für deinen Betrieb, das dich keinen Cent kostet.

Es gibt zwei saubere Wege. Beide funktionieren, du musst dich nur für einen entscheiden und ihn konsequent durchziehen.

Weg 1 – Trennung in den Positionen: Du listest Arbeitszeit, Anfahrt und Material jeweils als eigene Positionen. Am Ende ziehst du eine Zusammenfassung, in der der begünstigte Anteil noch einmal in einer Summe steht.

Weg 2 – Pauschalpreis mit Aufschlüsselung: Du berechnest wie gewohnt deinen Festpreis und schlüsselst darunter auf, welcher Anteil auf Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten entfällt und welcher auf Material. Wichtig ist, dass die Aufteilung nachvollziehbar aus deiner Kalkulation stammt und nicht frei geschätzt ist.

Als Formulierung am Rechnungsende hat sich bewährt:

• „In der Rechnungssumme sind Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten in Höhe von X € netto enthalten, zuzüglich Y € Umsatzsteuer, gesamt Z € brutto."
• „Hierauf kann die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG in Anspruch genommen werden."
• „Materialanteil: M € netto (nicht begünstigt)."

Halte die Formulierung neutral. Schreib nicht „Sie erhalten X € vom Finanzamt zurück" – wie viel beim Kunden tatsächlich ankommt, hängt von seinem Jahreshöchstbetrag ab, und der liegt bei 1.200 € für alle Handwerkerleistungen zusammen [Q2] . Das ist nicht dein Thema, dafür hat der Kunde einen Steuerberater.

Beispiel 1 – Thermentausch mit Einzelpositionen:

• Position 1: Monteurstunden, 9,5 h à 68 € = 646,00 €
• Position 2: Anfahrt pauschal = 45,00 €
• Position 3: Gastherme inkl. Zubehör = 2.380,00 €
• Zwischensumme netto = 3.071,00 €

Schlussaufstellung: „Enthaltene Lohn- und Fahrtkosten: 691,00 € netto zzgl. 131,29 € USt = 822,29 € brutto. Begünstigt nach § 35a EStG. Materialanteil 2.380,00 € netto – nicht begünstigt [Q3] ."

Beispiel 2 – Badsanierung zum Festpreis:

• Festpreis netto 12.000,00 €
• davon Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten 5.400,00 € netto
• davon Material 6.600,00 € netto

Schlussaufstellung: „In der Rechnungssumme sind Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten von 5.400,00 € netto zzgl. 1.026,00 € USt = 6.426,00 € brutto enthalten."

Die Zahlen sind Rechenbeispiele, keine Richtwerte. Dein Lohnanteil ergibt sich aus deiner Kalkulation.

• Nur die Monteurstunden ausgewiesen, Anfahrt und Maschinen vergessen – obwohl beides begünstigt ist [Q1]
• Lohnanteil nur netto genannt, obwohl auch die darauf entfallende Umsatzsteuer begünstigt ist [Q3]
• Material und Arbeit in einer Position vermischt („Lieferung und Montage")
• Die Aufteilung auf der Rechnung passt nicht zur Kalkulation
• Unterschiedliche Formulierungen in jeder Rechnung, weil jeder im Büro anders schreibt

Der letzte Punkt ist der unterschätzteste. Wenn drei Leute Rechnungen schreiben und jeder formuliert anders, hast du am Ende drei Varianten im Umlauf – und genau dann fehlt irgendwo die Umsatzsteuerangabe.

Der Lohnanteil ist keine Rechnungsfrage, sondern eine Dokumentationsfrage. Wenn die Stunden von der Baustelle sauber ankommen, steht der Betrag in zwei Minuten.

Praktisch heißt das: Zeiten und Tätigkeiten direkt vor Ort erfassen statt abends aus dem Kopf. In Monteo hakt der Monteur seine Aufgaben am Einsatzort ab, hängt Fotos an und schließt mit Unterschrift ab – auch offline, wenn im Keller kein Netz ist. Aufmaß, Notizen und Übergabe laufen über denselben Weg. Alles hängt am Auftrag, mit Status, Fotos und Kundenhistorie.

Daraus wird die Rechnung per Klick erstellt. Und damit die Stundensätze nicht jedes Mal neu gesucht werden müssen: Stundenpreis, Skonto und Bauleistungen lassen sich je Kunde hinterlegen, auch für Subunternehmer-Konstellationen. Bei Heizung, Therme und Klimaanlage kommt die Anlagen-Doku samt Prüfprotokoll und Historie dazu – praktisch, wenn der Kunde Jahre später nachfragt, was damals gemacht wurde.