E-Rechnung im Handwerk: Welche Fristen gelten und was Betriebe jetzt umstellen müssen

Rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat [Q16] . Seitdem gilt: Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden [Q1] .

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen – da hängen die meisten Missverständnisse dran.

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen [Q4] . Gemeint sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD [Q5] . Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist – das ist der Teil, der längst gilt.
• Ausstellen: Hier greifen Übergangsregelungen [Q8]. Bis Ende 2026 kannst du weiterhin andere Formate und auch Papierrechnungen versenden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu [Q9] .
• Ab 1. Januar 2027: verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro [Q2] .
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle anderen Unternehmen [Q3] .

Für die meisten Handwerksbetriebe unserer Größenordnung ist also 2028 das relevante Datum fürs Ausstellen – aber 2025 das Datum, ab dem der Briefkasten stimmen muss.

Eine Sache noch, damit du es einordnen kannst: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat sich dafür ausgesprochen, die Pflicht vom 01.01.2027 auf den 01.01.2028 zu verschieben [Q10], weil eine Verschiebung um ein Jahr den notwendigen Spielraum schaffen würde [Q15] . Ob und wie das kommt, ist offen. Heißt für dich: Plane mit den Terminen, die heute im Gesetz stehen, und freu dich, wenn es später mehr Luft gibt. Umgekehrt rum wird es unangenehm.

Und was ist eine E-Rechnung überhaupt? Nach der Definition liegt sie vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird [Q7] . Ein PDF, das du abfotografierst und per Mail schickst, ist danach kein strukturiertes Format – es sieht nur digital aus.

Bei öffentlichen Auftraggebern gelten teils eigene Regeln. Dort gilt die E-Rechnungspflicht zum Beispiel nicht mehr für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto [Q11]. Wenn du für Kommunen, Land oder Bund arbeitest, frag dort konkret nach, was verlangt wird.

Wer es genauer nachlesen will: Der ZDH hat für Handwerksbetriebe einen Praxisleitfaden zur elektronischen Rechnung erstellt [Q12] , und das BMF hat zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung ein Schreiben veröffentlicht, das unter anderem Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen behandelt [Q14] . Für deinen konkreten Fall – Kleinunternehmer, Bauleistungen, Sonderkonstellationen – lässt du dir die Auskunft trotzdem besser von deinem Steuerberater schriftlich geben. Ich bin Handwerker, kein Steuerberater.

Der Kern der Sache: Eine Rechnung soll nicht mehr nur für Menschen lesbar sein, sondern auch maschinell verarbeitbar [Q7] . Statt „hübsches Dokument raus, Kunde tippt ab" geht es Richtung „strukturierte Daten raus, das System beim Kunden liest sie ein".

Für dich im Betrieb heißt das drei Dinge:

Erstens: Der Weg vom Auftrag zur Rechnung muss sauberer werden. Wo heute noch handschriftliche Zettel, Stundenzettel aus dem Auto und ein Anruf beim Monteur zusammenkommen, wird es künftig unangenehmer, wenn was fehlt. Strukturierte Daten verzeihen keine Lücken – ein Feld ist entweder gefüllt oder eben nicht.

Zweitens: Deine Stammdaten müssen stimmen. Firmierung, Anschrift, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung, Leistungsempfänger, Bestell- oder Auftragsnummern von Auftraggebern. Was bei dir heute im Kopf oder in einer alten Excel steht, muss ins System.

Drittens: Auch der Eingang ändert sich – und der ist der dringendere Teil, weil er seit 2025 gilt [Q4] . Du bekommst Rechnungen von Großhändlern, Nachunternehmern und Dienstleistern, und die müssen bei dir ankommen, gelesen, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Wenn du nur lesen und prüfen willst: Die Finanzverwaltung stellt einen E-Rechnungsviewer auf dem ELSTER-Portal als kostenfreie staatliche Software bereit [Q6] . Das ist keine Buchhaltung, aber für den Anfang eine ehrliche Notlösung. Und wer seine Buchhaltung durch den Steuerberater erledigen lässt, kann sich möglicherweise an das vom Steuerberater genutzte System anbinden lassen [Q13] – frag da einmal nach, bevor du selbst etwas kaufst.

Bevor du Software vergleichst, mach eine ehrliche Inventur deines Rechnungswegs. Nimm dir die letzten zehn Rechnungen, die rausgegangen sind, und geh sie durch:

• Wo sind die Daten hergekommen? Stundenzettel, Bautagebuch, Zuruf, Gedächtnis?
• Wie lange lag der Auftrag fertig, bis die Rechnung raus war?
• Wie oft musstest du beim Monteur nachfragen, was verbaut wurde?
• Wie viele Rechnungen wurden reklamiert – und warum?
• Welche Kunden haben Sonderkonditionen, Skonto oder Bauleistungsregelungen, die jemand von Hand berücksichtigen muss?
• Wo liegen die Rechnungen ab? Ordner, Mailpostfach, Serverordner, Steuerberater-Portal?

Wenn du bei drei oder mehr Punkten ins Grübeln kommst, ist nicht die E-Rechnung dein Problem, sondern der Prozess davor. Die Umstellung legt das nur offen.

Diese Punkte kosten dich ein paar Stunden und zahlen sich unabhängig von jeder Frist aus:

• Kundenstamm durchgehen: Doppelte Einträge zusammenführen, Anschriften und Ansprechpartner aktualisieren, Rechnungsempfänger und Leistungsort unterscheiden, wo das nötig ist.
• Leistungs- und Artikelstamm aufräumen: einheitliche Bezeichnungen, klare Einheiten, hinterlegte Preise. „Diverses" als Position ist der Klassiker, der später Ärger macht.
• Konditionen pro Kunde systematisch hinterlegen statt im Kopf behalten – Stundenpreis, Skonto, Bauleistungen, auch für Subunternehmer-Konstellationen.
• Nummernkreise klären: Wer vergibt Rechnungsnummern, lückenlos, und wo laufen sie zusammen?
• Zuständigkeiten festlegen: Wer schreibt Rechnungen, wer gibt frei, wer mahnt?
• Eine feste Adresse für den Rechnungseingang definieren – ein Postfach, das jemand täglich anschaut, nicht drei private Mailadressen.
• Mit dem Steuerberater abstimmen, wie Rechnungsdaten künftig zu ihm kommen sollen [Q13] .

Software ersetzt keinen sauberen Ablauf, sie hält ihn nur durch. Deshalb mein Rat: Erst den Weg vom Auftrag zur Rechnung geradeziehen, dann schauen, welches Programm diesen Weg abbildet.

Bei uns in Monteo hängt genau das zusammen: Alle Aufträge liegen an einem Ort mit Status, Fotos, Notizen und Kundenhistorie, damit im Büro nichts verloren geht. Die Einsätze planst du per Drag-and-drop, jeder Monteur sieht seinen Tagesplan in der App. Vor Ort werden Aufgaben abgehakt, Fotos angehängt, Aufmaß und Notizen erfasst und die Übergabe mit Unterschrift abgeschlossen – auch offline. Bei Heizung, Therme oder Klimaanlage kommt die Anlagen-Doku mit Historie dazu, das Prüfprotokoll füllst du vor Ort aus. Und aus dem erledigten Auftrag wird per Klick die Rechnung, sauber und nachvollziehbar, mit den Konditionen, die du beim Kunden hinterlegt hast.

Was ich dir ausdrücklich nicht verspreche: dass dir irgendein Programm die rechtliche Prüfung abnimmt. Welche Formate du brauchst, ab wann und wie du archivieren musst, klärst du mit deinem Steuerberater und mit dem jeweiligen Softwarehersteller, am besten schriftlich. Frag konkret nach, bevor du unterschreibst.

So würde ich es angehen, ohne Hektik:

• Zuerst den Empfang sicherstellen – das gilt bereits [Q4] . Ein Postfach, ein Zuständiger, eine Ablage, notfalls der kostenfreie Viewer bei ELSTER zum Lesen und Prüfen [Q6] .
• Termin beim Steuerberater machen und die für dich geltenden Pflichten schriftlich festhalten, inklusive Aufbewahrung.
• Bestandsaufnahme des eigenen Rechnungswegs, wie oben beschrieben.
• Stammdaten aufräumen – das ist die eigentliche Arbeit.
• Beim Softwarehersteller Klartext einholen: Was kann das Programm heute bei XRechnung und ZUGFeRD [Q5] , was kommt wann.
• Zwei, drei Auftraggeber anrufen und fragen, wie sie Rechnungen künftig haben wollen – gerade öffentliche Stellen [Q11].
• Kollegen im Betrieb mitnehmen: Wer vor Ort dokumentiert, muss verstehen, warum das jetzt genauer sein muss.
• Testlauf mit einer Handvoll Rechnungen, lange bevor die Ausstellungspflicht greift [Q2] [Q3] .

Wenn du das durchziehst, bist du unabhängig davon, ob am Ende 2027 oder 2028 auf dem Merkblatt steht [Q10].